Waar ben je naar op zoek?

29.12.2020
7 minuten
Wij zijn Juist

WhatsApp Business instellen en (slim) inzetten

Juist Redactieteam

Het is inmiddels alweer enige tijd mogelijk om een zakelijk WhatsApp account aan te maken. Het gebruik van WhatsApp Business heeft enkele handige voordelen ten opzichte van het gebruik van de ‘normale’ WhatsApp.

Hoe je WhatsApp Business inricht en hoe je deze voordelen benut lees je in dit handige stappenplan.

Wil je weten hoe je WhatsApp Business met meerdere gebruiker beheert? Ga dan direct naar dit onderdeel.

Dit blog bestaat uit de volgende onderdelen:

WhatsApp Business instellen

Om WhatsApp Business in te stellen dien je de aparte app ‘WhatsApp Business’ te downloaden in de Google Play Store of de App Store.Whatsapp Business in de Google Play Store

Whatsapp Business in de Google Play Store

1. Downloaden en installeren

Zodra de app WA Business is geïnstalleerd en je akkoord bent gegaan met de servicevoorwaarden van WhatsApp en het privacybeleid, dien je een telefoonnummer te verifiëren. Via dit nummer zullen jouw klanten je voortaan kunnen bereiken via WhatsApp. Het grote voordeel van WhatsApp Business is dat je hier kunt kiezen voor het vaste nummer van jouw bedrijf. Je kunt bij deze verificatie kiezen om te bevestigen per sms, maar bij een vast nummer is het aan te raden ervoor te kiezen om de code doorgebeld te krijgen.

Het grote voordeel van WhatsApp Business is dat je het vaste nummer van jouw bedrijf kunt gebruiken om te koppelen aan WhatsApp.

Verifieer je mobiele of vaste nummer

2. Bedrijfsinformatie invoeren

Als de verificatie gelukt is, kun je je eerste bedrijfsinformatie invoeren, te beginnen met je bedrijfsnaam en je logo. Houd hierbij rekening met het feit dat het logo vrijwel altijd in een cirkel wordt getoond, dus zorg ervoor dat je logo altijd binnen deze cirkel getoond kan worden.

Stel je bedrijfsnaam en je logo in.

3. Klaar! Dit is je startscherm

That’s it! Klanten kunnen je nu ook via je geverifieerde nummer bereiken. Het startscherm is opgebouwd uit de volgende schermen:

Chats Dit zijn al je gesprekken. Begin hier zelf nieuwe gesprekken of koppel hier je account met ‘WhatsApp Web’. Aan het einde van dit artikel ga ik hier verder op in.

Status Net zoals de ‘normale’ WhatsApp is het mogelijk om tekst, foto’s, video’s en GIFs te delen. Deze blijven 24 uur lang zichtbaar. Deze functie is vergelijkbaar met de Stories-functie van Facebook, Instagram en Snapchat.

Oproepen Je kunt met WhatsApp Business ook bellen of videobellen met je klanten. Deze gesprekken zullen via je 4G of Wifi-verbinding lopen.

De startschermen van Whatsapp Business

4. Maak het bekend

Nu je jouw (vaste) nummer hebt gekoppeld aan WhatsApp Business wil je dit natuurlijk kenbaar maken. Er zijn een paar manieren om in gesprek te komen met je klanten:

Laat klanten je nummer toevoegen Zodra jouw klanten je nieuwe WhatsApp-nummer hebben toegevoegd aan hun contacten, kunnen ze een nieuw gesprek met je starten.

Start zelf een gesprek Je kunt natuurlijk ook zelf een WhatsApp-gesprek beginnen. Let op: WhatsApp is geen kanaal om reclame te maken. Ontvangers krijgen daarom de mogelijkheid om je gesprek als spam te rapporteren. Wanneer genoeg gebruikers dit doen, kan je nummer uiteindelijk geblokkeerd worden.

Link vanaf je website
Maak het je klanten gemakkelijk en toon je WhatsApp-nummer op je website, inclusief een handige link om direct een gesprek te beginnen. Kijk bijvoorbeeld eens op onze contactpagina. De link naar WhatsApp hebben we alleen werkend op mobiel gemaakt.

Verdere mogelijkheden van WhatsApp Business

Bedrijfsinstellingen

Binnen de app is het mogelijk om extra bedrijfsinformatie te tonen over jouw bedrijf. Dit vind je rechts bovenin onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Profiel. Hier kun je de volgende informatie invoeren:

  • Het bedrijfsadres
  • Precieze locatie op de kaart
  • Categorie
  • Aanvullende omschrijving
  • Openingstijden
  • E-mailadres
  • De website van je bedrijf

Je klanten zien deze informatie bij contactinformatie als ze je telefoonnummer hebben toegevoegd als contact.

Zo ziet de bedrijfsinformatie er uit voor je klanten. Best netjes, toch?

Vast nummer Het vaste nummer is een unieke eigenschap van WhatsApp Business, waardoor je geen aparte simkaart of andere vindingrijke tool meer nodig hebt om WhatsApp zakelijk in te zetten. Gebruik je vaste nummer om gebeld óf geappt te worden.

Automatische berichten Ik raad je aan om hier zeker gebruik van te maken. Je hebt de mogelijkheid om een automatische begroeting en een afwezigheidsbericht in te stellen:

  • Begroeting: een automatisch antwoord dat wordt verstuurd nadat gebruikers je een eerste bericht sturen of na 14 dagen van inactiviteit.
  • Afwezigheidsbericht: stel een automatisch antwoord in dat wordt verstuurd buiten bepaalde tijden.

Deze automatische berichten zijn een mooie mogelijkheid om op te vallen. Probeer in deze berichten een mooie balans te vinden tussen informatief en uniek, waarbij je natuurlijk kijkt naar de kernwaarden van jouw bedrijf.

WhatsApp Web / Applicatie

Ook met WhatsApp Business is het mogelijk de gesprekken vanaf je desktop te beheren. Dit kan op twee manieren:

  1. Whatsapp Web: ga vanaf je desktop naar web.whatsapp.com en koppel je telefoon door middel van de QR-code. Deze vind je in de app bij Chats > Whatsapp Web > Klik op het plusje.
  2. Desktop applicatie: er is ook een native desktop app als download beschikbaar voor Mac en Windows. Je koppelt je account op dezelfde manier als de browserversie. Je kunt deze programma’s downloaden via www.whatsapp.com/download.

Whatsapp Business Meerdere gebruikers

Wil je Whatsapp Business met meerdere gebruikers beheren? Let dan op het volgende.

Net zoals bij de normale WhatsApp is het mogelijk om chatgesprekken te voeren via de computer. Hierbij kun je WhatsApp Web gebruiken. Echter kan er maar één persoon tegelijkertijd ingelogd zijn in WhatsApp Web. Zodra iemand anders inlogt in WhatsApp web, via de browser of de vaste applicatie, wordt de andere persoon automatisch uitgelogd.

Het is zonder gebruik van externe tools dus niet mogelijk om WhatsApp met meerdere gebruikers tegelijk te gebruiken.

Met een tool bedoel ik in dit geval de dienst van een extern bedrijf die de mogelijkheden van WhatsApp heeft uitgebreid en hier een mooi programma omheen heeft gebouwd. Er zijn meerdere Nederlandse en buitenlandse tools op de markt, waarvan ik er meerdere heb uitgeprobeerd. Echter is er maar één klantenservice tool met WhatsApp ondersteuning die ik uiteindelijk altijd adviseer en dat is Trengo.

Trengo

Trengo is Nederlands bedrijf en ontwikkelt klantenservice software. Met Trengo kun je de gesprekken van meerdere kanalen, zoals WhatsApp, binnen laten komen in één overzichtelijk dashboard. Dit dashboard kan vervolgens door meerdere gebruikers worden beheerd, zodat vragen van klanten niet te lang onbeantwoord blijven. Ook kun je binnenkomende Whatsapp berichten toewijzen aan andere gebruikers of natuurlijk zelf direct beantwoorden. Bekijk hier zelf de mogelijkheden van Trengo op hun eigen website.

Trengo en WhatsApp

Whatsapp is één van de kanalen die je aan Trengo kunt koppelen. Het voordeel is dat je dan WhatsApp met meerdere gebruikers kunt gebruiken. Je behoudt hierbij alle mogelijkheden van WhatsApp Business, zonder dat je altijd toegang nodig hebt tot een mobiele telefoon. Trengo regelt namelijk voor jou de registratie van het nummer bij WhatsApp. Dit doen zij door gebruik te maken van de officiële API van WhatsApp. (De WhatsApp API is een technische code die ervoor zorgt dat andere bedrijven kunnen communiceren en gebruik kunnen maken met de mogelijkheden van WhatsApp.) Bekijk hier de mogelijkheden van WhatsApp met Trengo.

Waarom ik nog meer Trengo adviseer (en niet een andere tool):

  • Snelle supportafdeling die je snel te woord staat
  • Je kunt zelf chatbots maken en instellen
  • Eenvoudig een chat-icoon op je website plaatsen

Klik hier om naar de website van Trengo te gaan.

Conclusie

WhatsApp Business richt zich met deze app vooral op mkb’ers, waarbij de klantenservice-afdeling vooral niet te groot mag zijn. Voor veel bedrijven een prima oplossing dus. Echter voor de grote partijen (zoals KLM) is het onmogelijk om met deze app hun service aan te bieden. Zij hebben namelijk een geverifieerd account en vermoedelijk krijg je daarbij de mogelijkheid om wél met meerdere gebruikers te beheren én met een WhatsApp-API proactieve klantenservice te verlenen.

Toch kan WhatsApp Business voor de meeste bedrijven een mooie aanvulling vormen op hun klantenservice. Waarom? Omdat je daar bent waar je klanten zitten, zonder dat je daarvoor je privé-nummer hoeft te delen.

Wil je WhatsApp Business gebruiken met meerdere gebruikers? Dan ontkom je niet aan een externe tool, zoals Trengo. Een mooie oplossing, waarbij je je klantenservice écht naar een hoger niveau kunt tillen.

Vooralsnog is het gebruik van WhatsApp Business gratis. Dat zal hoogstwaarschijnlijk niet altijd zo blijven, maar wat de kosten zullen zijn, is nog niet bekend.

Kom je lunchen?

Wat is juist voor jou? Dat maken we graag behapbaar! Daarom nodigen we je uit voor een lunchsessie. Met een (worsten)broodje in de hand bespreken we jouw doelen. En heb je alleen honger naar resultaat? Dan spreken we ‘gewoon’ af.

Afspraak maken! 🥐