WhatsApp Business instellen en (slim) inzetten

Het is mogelijk om een zakelijk WhatsApp account aan te maken. Het gebruik van WhatsApp Business heeft enkele handige voordelen ten opzichte van het gebruik van de ‘normale’ WhatsApp. Hoe je WhatsApp Business inricht en hoe je deze voordelen benut lees je in dit handige stappenplan

Dit blog bestaat uit de volgende onderdelen:

• WhatsApp Business Instellen
• WhatsApp Web
• Conclusie

WhatsApp Business instellen

Om WhatsApp Business in te stellen dien je de aparte app ‘WhatsApp Business’ te downloaden in de Google Play Store of de App Store.

Whatsapp Business in de Google Play Store

1. Downloaden en installeren

Zodra de app WA Business is geïnstalleerd en je akkoord bent gegaan met de servicevoorwaarden van WhatsApp en het privacybeleid, dien je een telefoonnummer te verifiëren. Via dit nummer zullen jouw klanten je voortaan kunnen bereiken via WhatsApp. Het grote voordeel van WhatsApp Business is dat je hier kunt kiezen voor het vaste nummer van jouw bedrijf. Je kunt bij deze verificatie kiezen om te bevestigen per sms, maar bij een vast nummer is het aan te raden ervoor te kiezen om de code doorgebeld te krijgen.

Het grote voordeel van WhatsApp Business is dat je het vaste nummer van jouw bedrijf kunt gebruiken om te koppelen aan WhatsApp. Daarnaast kun je tegenwoordig ook tot 5 apparaten koppelen (1 telefoon en 4 extra apparaten). Met een WhatsApp Business Premium-abonnement kan dit zelfs uitgebreid worden naar 10 apparaten.

2. Bedrijfsinformatie invoeren

Als de verificatie gelukt is, kun je je eerste bedrijfsinformatie invoeren, te beginnen met je bedrijfsnaam en je logo. Houd hierbij rekening met het feit dat het logo vrijwel altijd in een cirkel wordt getoond, dus zorg ervoor dat je logo altijd binnen deze cirkel getoond kan worden. Daarnaast kun je ook openingstijden, adres, website en categorie toevoegen. Deze informatie is zichtbaar in je bedrijfsprofiel.

3. Klaar! Dit is je startscherm

That’s it! Klanten kunnen je nu ook via je geverifieerde nummer bereiken. Het startscherm is opgebouwd uit de volgende schermen:

Chats Dit zijn al je gesprekken. Begin hier zelf nieuwe gesprekken of koppel hier je account met ‘WhatsApp Web’. Aan het einde van dit artikel gaan we hier verder op in.

Status Net zoals de ‘normale’ WhatsApp is het mogelijk om tekst, foto’s, video’s en GIFs te delen onder het kopje ”status”. Deze blijven 24 uur lang zichtbaar. Deze functie is vergelijkbaar met de Stories-functie van Facebook, Instagram en Snapchat.

Oproepen Je kunt met WhatsApp Business ook bellen of videobellen met je klanten. Deze gesprekken zullen via je 4G of Wifi-verbinding lopen.

4. Maak het bekend

Nu je jouw (vaste) nummer hebt gekoppeld aan WhatsApp Business wil je dit natuurlijk kenbaar maken. Er zijn een paar manieren om in gesprek te komen met je klanten:

Laat klanten je nummer toevoegen
Zodra jouw klanten je nieuwe WhatsApp-nummer hebben toegevoegd aan hun contacten, kunnen ze een nieuw gesprek met je starten.

Start zelf een gesprek
Je kunt natuurlijk ook zelf een WhatsApp-gesprek beginnen. Let op: WhatsApp is geen kanaal om reclame te maken. Ontvangers krijgen daarom de mogelijkheid om je gesprek als spam te rapporteren. Wanneer genoeg gebruikers dit doen, kan je nummer uiteindelijk geblokkeerd worden.

Link vanaf je website
Maak het je klanten gemakkelijk en toon je WhatsApp-nummer op je website, inclusief een handige link om direct een gesprek te beginnen. Voeg eventueel een korte link of QR-code toe, zodat klanten direct een gesprek kunnen starten.

Verdere mogelijkheden van WhatsApp Business

Bedrijfsinstellingen
Binnen de app is het mogelijk om extra bedrijfsinformatie te tonen over jouw bedrijf. Dit vind je rechts bovenin onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Profiel. Hier kun je de volgende informatie invoeren:

• Het bedrijfsadres
• Precieze locatie op de kaart
• Categorie
• Aanvullende omschrijving
• Openingstijden
• E-mailadres
• De website van je bedrijf

Je klanten zien deze informatie bij contactinformatie als ze je telefoonnummer hebben toegevoegd als contact.

Vast nummer
Het vaste nummer is een unieke eigenschap van WhatsApp Business, waardoor je geen aparte simkaart of andere vindingrijke tool meer nodig hebt om WhatsApp zakelijk in te zetten. Gebruik je vaste nummer om gebeld óf geappt te worden.

Automatische berichten
We raden je aan om hier zeker gebruik van te maken. Je hebt de mogelijkheid om een automatische begroeting en een afwezigheidsbericht in te stellen:

• Begroeting: een automatisch antwoord dat wordt verstuurd nadat gebruikers je een eerste bericht sturen of na 14 dagen van inactiviteit.
• Afwezigheidsbericht: stel een automatisch antwoord in dat wordt verstuurd buiten bepaalde tijden.
• Snelle antwoorden: je kunt snelle antwoorden instellen en labels gebruiken om gesprekken te ordenen.

Deze automatische berichten zijn een mooie mogelijkheid om op te vallen. Probeer in deze berichten een mooie balans te vinden tussen informatief en uniek, waarbij je natuurlijk kijkt naar de kernwaarden van jouw bedrijf.

Labels
Met labels orden je gesprekken, bijvoorbeeld in categorieën als ‘Nieuwe klant’, ‘Offerte’ of ‘Nazorg’. Zo houd je overzicht.

Catalogus
Binnen WhatsApp Business kun je een catalogus met producten of diensten toevoegen. Deze items kun je eenvoudig delen in chats, waardoor klanten direct informatie of afbeeldingen van jouw aanbod zien.

Marketingdoeleinden
Voor marketingdoeleinden zijn er meerdere handige functies:

• Verzendlijsten: stuur een bericht in één keer naar meerdere contacten.
• Kanalen: deel nieuws of updates met een bredere groep volgers.
• QR-code en korte link: laat klanten met één scan of klik direct een gesprek met jouw bedrijf starten.
• Advertenties naar Whatsapp: via Facebook of Instagram kunnen klanten direct in gesprek gaan

Extra toevoegingen in 2025

• Formulieren in WhatsApp (Flows): klanten kunnen direct een afspraak plannen of een retour aanmelden zonder de app te verlaten.
• Realtime vertalen: handig als je klanten in meerdere talen bedient.
• Meta Verified: bedrijven kunnen een verificatiebadge aanvragen, wat vertrouwen vergroot.

WhatsApp Web / Applicatie

Ook met WhatsApp Business is het mogelijk de gesprekken vanaf je desktop te beheren. Dit kan op twee manieren:

1. Whatsapp Web: ga vanaf je desktop naar web.whatsapp.com en koppel je telefoon door middel van de QR-code. Deze vind je in de app bij Chats > Whatsapp Web > Klik op het plusje.
2. Desktop applicatie: er is ook een native desktop app als download beschikbaar voor Mac en Windows. Je koppelt je account op dezelfde manier als de browserversie. Je kunt deze programma’s downloaden via www.whatsapp.com/download.

Conclusie

WhatsApp Business richt zich met deze app vooral op mkb’ers, waarbij de klantenservice-afdeling vooral niet te groot mag zijn. Voor veel bedrijven een prima oplossing dus. Echter voor de grote partijen (zoals KLM) is het onmogelijk om met deze app hun service aan te bieden. Zij hebben namelijk een geverifieerd account en vermoedelijk krijg je daarbij de mogelijkheid om wél met meerdere gebruikers te beheren én met een WhatsApp-API proactieve klantenservice te verlenen.

Toch kan WhatsApp Business voor de meeste bedrijven een mooie aanvulling vormen op hun klantenservice. Waarom? Omdat je daar bent waar je klanten zitten, zonder dat je daarvoor je privé-nummer hoeft te delen.

Vooralsnog is het gebruik van WhatsApp Business gratis. Dat zal hoogstwaarschijnlijk niet altijd zo blijven, maar wat de kosten zullen zijn, is nog niet bekend.