De ‘reactieassistent’ als oplossing om altijd bereikbaar te zijn

22 november 2017

Tegenwoordig stellen mensen meer en meer vragen aan bedrijven via sociale media als Facebook. Mensen verwachten een spoedig antwoord op ieder moment van de dag, dit geeft nieuwe uitdagingen. Grote bedrijven kunnen dit opvangen met een social media team dat nagenoeg altijd bereikbaar is. Voor ondernemingen in het midden- en kleinbedrijf is dit echter een uitdaging. De ‘reactieassistent’ van Facebook biedt hiervoor een oplossing.

Reactieassistent instellen op Facebook

Al sinds 2016 biedt Facebook de mogelijkheid om een reactieassistent in te stellen. Hiermee kun je automatisch antwoord geven op het moment dat er een bericht naar je pagina is gestuurd. Dit kan zowel tijdens als buiten de openingstijden van je bedrijf.

Op dit moment wordt de reactieassistent nog zelden gebruikt. Hier moet verandering in komen, grijp de kans en stel je reactieassistent in. Om de reactieassistent in te stellen, ga je naar de instellingen van je Facebook-pagina en kies je het tabblad ‘berichten’. De reactieassistent heeft verschillende functies. Hieronder lichten we drie functies toe:

1. Messenger-begroeting instellen
Bij het openen van een chatscherm in Facebook door een bezoeker kun je als bedrijf een welkomstbericht sturen. Voordat deze bezoeker daadwerkelijk een bericht verstuurt in de chat kun je een door middel van een welkomstbericht met die persoon in contact te komen.

TIP! Bepaal voordat je een welkomstbericht instelt voor jezelf hoe je met deze berichten om wilt gaan en wat je wilt bereiken met je chat van Facebook. Het kan een bewuste keuze zijn te besluiten geen welkomstbericht in te stellen.

2. Expressantwoord instellen
Indien je zelf online bent op Facebook is er de mogelijkheid een expressantwoord in te stellen. In tegenstelling tot het welkomstbericht verstuur je met een expressantwoord een bericht wanneer iemand een chat start. Dit is dus in tegenstelling tot het welkomstbericht een reactieve manier van handelen. Dit is uitermate handig indien je net aan het telefoneren bent en niet direct kunt reageren op een gestelde vraag op Facebook. Met dit expressantwoord laat je zien dat je actief bent op Facebook en spoedig contact op zal nemen. Je kunt dit bericht opvolgen wanneer je tijd hebt.

Het expressantwoord mag maximaal 250 tekens bevatten. Je kunt het expressantwoord verrijken met persoonlijke dan wel bedrijfsspecifieke informatie. Denk hierbij aan de voor- en/of achternaam van de bezoeker, de url van je website, je telefoonnummer en je adres. Ondanks dat het expressantwoord een automatisch antwoord is en daardoor minder persoonlijk is kun je met behulp van gepersonaliseerde berichten het bericht natuurlijker over laten komen.

3. Afwezigheidsbericht instellen
De volgende optie is gemaakt om een automatisch antwoord te sturen wanneer je niet online bent. Waar het hierboven besproken expressantwoord bedoeld is om snel een eerste reactie te geven als je online bent.

Mensen die vragen stellen op je Facebook-pagina vinden het altijd prettig om snel een reactie te krijgen. Begrijpelijk is echter dat je niet altijd 24/7 bereikbaar kunt zijn op Facebook. Voor die momenten waarop je niet online bent op Facebook biedt deze automatische reactie een uitkomst. Je kunt hierin bijvoorbeeld de momenten aangeven waarop je bereikbaar bent via Facebook of je kunt alternatieve methoden om contact op te nemen beschrijven.

Ga serieus met vragen om!

Voor ons is het duidelijk, Facebook geeft een handige oplossing in de gevallen waarop je niet optimaal bereikbaar bent. Juist heeft ervoor gekozen om tijdens kantoortijden zelf de chats op te pakken en geen gebruik te maken van de messenger-begroeting en het expressantwoord. Buiten kantoortijden gebruiken wij echter wel de automatische reactie in de vorm van een afwezigheidsbericht.

De genoemde functionaliteiten zijn leuk en bieden zeker een oplossing voor bedrijven met beperkte bereikbaarheid. Let op dat je niet lui wordt omdat je weet dat er automatisch een antwoord gestuurd is. Ga serieus om met vragen en volg ze zelf op. Op die manier kun je iemand nog altijd het best helpen!

Geen tijd om de hele dag online te zijn?

Voor ons is het uiteraard redelijk makkelijk om snel en adequaat te reageren tijdens kantoortijden. Wij zijn immers de hele dag online. Maar wij begrijpen maar al te goed dat dit voor veel ondernemers lastiger is en daarom werken wij met speciale monitoringssoftware waarmee wij voor onze klanten continu het internet afspeuren of er wat over een bepaald merk of bedrijf wordt gezegd. Dit komt allemaal binnen via een dashboard en wij reageren hier zo snel mogelijk op. Mochten het vragen zijn welke wij niet direct kunnen beantwoorden, dan contacteren wij het bedrijf en zorgen dat de vraag, opmerking of klacht adequaat opgevolgd wordt.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Wij lichten dit graag een keer toe en zullen samen met jou kijken of we hiermee de online service van jouw bedrijf kunnen verbeteren. Stuur even een mailtje naar r.bijvelds@juist.nl en we spreken een keer af!

0 Reacties

Geef een reactie